روش هاي انجام معامله:

الف:  در معاملات كوچك ، كارپرداز يا مأمور خريد بايد با توجه به كم و كيف موضوع معامله (كالا يا خدمت)درباره بهاي آن تحقيق نمايد و با رعايت صرفه و صلاح و اخذ فاكتور مشخص و به تشخيص و مسؤوليت خود، معامله را با تأمين كيفيت به كمترين بهاي ممكن انجام دهد.

ب:  در معاملات متوسط ، كار پرداز يا مأمور خريد بايد با توجه به كم و كيف موضوع معامله (كالا، خدمت يا حقوق ) درباره بهاي آن تحقيق نمايد و با رعايت صرفه وصلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام كتبي ، با تأمين كيفيت مورد نظر، چنانچه بهاي به دست آمده مورد تأييد رئيس اداره خدمات (كارپردازي يا خريد) باشد، معامله ر ا با عقد قرارداد يا اخذ فاكتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام كتبي ممكن نباشد با تأييد رئيس اداره كارپردازي يا خريد، به تعداد موجود كفايت مي شود.

ج  در معاملات بزرگ به يكي از رو شهاي زير عمل مي شود:

١  برگزاري مناقصه عمومي ازطريق انتشار فراخوان در روزنامه هاي كثيرالانتشار.

٢  برگزاري مناقصه محدود.

 اسناد مناقصه:

 اسناد مناقصه شامل موارد زير است:

١  نام و نشاني مناقصه گزار.

٢  نو ع و مبلغ تضمين مناقصه .

٣  محل ، زمان و مهلت دريافت اسناد، تحويل پيشنهادها و گشايش آنها.

٤  مبلغ پيش پرداخت و تضمين حسن انجام كار.

٥  مدت اعتبار پيشنهادها.

٦  شرح كار، مشخصات فني بازرگاني، استانداردها، نوع كميت و كيفيت كالا ياخدمات

٧  برنامه ريزي انجام كار يا تحويل كالا.

٨  معيارها و روش ارزيابي كيفي مناقصه گران .

٩  روش تهيه و مهلت مقرر برا ي تسليم پيشنهادها و تعداد نسخه هاي آنها.

١٠  متن قرارداد شامل موافقتنامه ، شرايط عمومي و خصوصي و ضمائم آن .

١1  ساير اسنادي كه به تشخيص مناقصه گزار لازم باشد..

 شرايط تسليم و تحويل پيشنهادها:

شركت كنندگان در مناقصه ، اسناد مناقصه و پيشنهادهاي خود را بايد در پاكت هاي جداگانه لاك و مهر شده شامل تضمين (پاكت الف) پيشنهاد فني (مشخصات كالا يا خدمت به مناقصه گذاشته شده) (پاكت ب ) و پيشنهاد قيمت (پاكت ج) بگذارند و همه پاكت ها را در بسته بندي مناسب و لاك و مهر شده قرار دهند.

گشايش پيشنهادها:

  پيشنهادهاي مناقصه گران در زمان و مكان مقرر گشوده مي شود.

  مراحل گشايش پيشنهادها به شرح زير است:

1  تهيه فهرست اسامي دريافت كنندگان اسناد،(پيشنهاددهندگان)، حاضران و شركت كنندگان در جلسه .

٢  بازكردن پاكت تضمين (پاكت الف) و كنترل آن .

٣  بازكردن پاكت فني بازرگاني  (پاكت ب)

٤  بازكردن پيشنهاد قيمت وكنترل ازنظر كامل بودن مدارك وامضاي آنها وكنارگذاشتن پيشنهادهاي غيرقابل قبول درمناقصات يك مرحله اي .

٥  تحويل پاكت هاي فني بازرگاني به كميته فني بازرگاني در مناقصات دومرحله اي .

٦  تهيه و تنظيم و امضاي صورتجلسة گشايش پيشنهادها توسط كميسيون مناقصه .

٧  تحويل پاكت هاي قيمت و پاكت تضمين پيشنهادهاي رد شد ه به مناقصه گزار براي استرداد به ذينفع .

 دستگاه مناقصه گزار مكلف است از مناقصه گران يا نمايندگان آنها جهت حضور در جلسه گشايش پيشنهادهاي مالي دعوت نمايد.

ارزيابي مالي و تعيين برنده مناقصه:

 هنگام ارزيابي مالي ، مناقصه گري كه مناسب ترين (پائين ترين)قيمت را حائز شده باشد، به عنوان برنده اول اعلام خواهد شد و برنده دوم درصورتي اعلام مي شود كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول ، كمتر از مبلغ تضمين باشد. روش ارزيابي مالي بايد دراسناد مناقصه به صورت مشروح با ذكر نحوه تأثيرگذاري ارزيابي فني بازرگان ي بر قيمت اعلام شود.

انعقاد قرارداد:

الف :قرارداد با برنده مناقصه ، بايد پيش از پايان مدت اعتبار پيشنهادها منعقد شود. اين مدت حداكثر برا ي يك بار و برابر مدت پيش بيني شده دراسناد مناقصه قابل تمديد اس ت. بعد از عقد قرارداد تضمين پيشنهاددهنده دوم مسترد مي گردد.

ب : قرارداد با برنده اول در مهلت پيش بيني شده در اسناد، منعقد خواهد شد. چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نمايد و يا ضمانت انجام تعهدات را ارائه ننمايد، تضمين مناقصه وي ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد مي گردد. درصورت امتناع نفر دوم ، تضمين وي نيز ضبط و مناقصه تجديدخواهد شد.

تنظيم قرارداد:

در تنظيم قراردادها مناقصه گزار (خريدار كالا يا خدمت) , علاوه بر موارد مطروحه در فراخوان مناقصه بايد حسب ضرورت نكات زير را قيد و مورد توجه قرار دهد :

١ – نام و مشخصات كامل طرفين قرارداد و نشاني آنها

٢ – نوع و مقدار مورد معامله و مشخصات كامل آن

٣ – مدت انجام تعهد و محل و شرايط تحويل مورد معامله

٤ – ترتيب عمل و ميزان خسارت در موارديكه برنده مناقصه در انجام تعهدات جزئًا و يا ك ً لا تأخير نمايد .

٥ – اقرار برنده مناقصه به اينكه از مشخصات كالا يا كار مورد معامله و مقتضيات محل تحويل كالا يا انجام كار اطلاع دارد

٦ – اختيار شركت(دستگاه) نسبت به افزايش يا كاهش موردمعامله درمدت قرارداد تا ميزان ٢٥ % مبلغ مندرج در قرارداد .

٧ - ميزان تضمين حسن انجام معامله ونحوه وصول اقساط

٨ - الزام تحويل كالا بر طبق نمونه ممهور در صورتي كه تهيه نمونه لازم باشد . در اين صورت بايد نمونه كالا با مهر طرفين معامله ممهور ونزد مناقصه گزار نگاهداري شود.

٩ – بهاي مورد معامله , ترتيب و شرايط پرداخت آن

١٠ – مشخص نمودن فاصله زماني بين تحويل موقت و تحويل قطعي كار

١١ – مبلغ پيش پرداخت و ترتيب واريز و تسويه آن در موارديكه در شرايط مناقصه ذكر شده باشد .

١٢ – مبلغ قرارداد پس از كسر كسور قانوني قابل پرداخت خواهد بود .

١٣ – اقرار طرف معامله به عدم شمول ممنوعيت قانوني راجع به منع مداخله وزرا ء و نمايندگان مجلس و كارمندان دولت در معاملات دولتي و كشوري مصوب ديماه ١٣٣٧

١٤ – ذكر اين مطلب كه طرف قرارداد مجاز نخواهد بود كه بدون جلب رضايت كتبي مناقصه گزار , موضوع قرارداد را كلا يا جزئًا به شخص يا اشخاص ثالث واگذار نمايد .

١5 – وضعيت حل اختلاف طرفين

ادامه دارد ....